Buscar valores en una lista de datos Supongamos que desea buscar la extensión telefónica de un empleado utilizando su número de identificación, o el porcentaje correcto de una comisión correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar información concreta en una lista de forma rápida y eficaz, y comprobar automáticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar cálculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados. Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 7 8 A Número identificación ID-34567 ID-16782 ID-4537 ID-1873 ID-3456 ID-5678 Fórmula de B Apellido C Nombre D Extensión Davolio Fuller Leverling Peacock Buchanan Suyama Descripción (resultado) Nancy Andrew Janet Margaret Steven Michael 5467 3457 3355 5176 3453 428 9 =BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO) Busca el número de identificación, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355). Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV. IMPORTANTE Este método sólo funciona si los valores de la primera columna están ordenados en sentido ascendente. 1 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 Ejemplo En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 7 A Frecuencia 4,14 4,19 5,17 5,77 6,39 Fórmula =BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO) B Color rojo anaranjado amarillo verde azul Descripción (resultado) Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde). 8 Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARV. Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 2 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 1 2 3 4 5 6 A Estado En existencias En el pedido Pedido auxiliar Fórmula =BUSCARH("Pernos", FALSO) A1:C4, 3, B Ejes 4 5 6 Descripción (resultado) Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (10). Pernos 9 10 11 7 Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH. Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH. Este método sólo funciona si los valores de la primera fila están ordenados en sentido ascendente. IMPORTANTE Ejemplo Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. 1 2 3 A 10000 B 50000 C 100000 D Volumen de ventas Tasa ,05 Fórmula =BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO) ,20 Descripción (resultado) Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%). ,30 4 NOTAS 3 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 La tasa y el número devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje . El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Formato de número de contabilidad . Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH. Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas El Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en los datos de una hoja de cálculo con rótulos de filas y columnas. El Asistente para búsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para búsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las fórmulas que crea. 1. 2. Haga clic en una celda del rango. En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar. Si el comando Buscar no está disponible, tendrá que cargar el programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) Asistente para búsquedas. Cómo cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la categoría Complementos. 2. 3. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto a Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Siga las instrucciones del Asistente. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 4 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 1 2 3 4 5 6 A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Fórmula B Recuento 38 25 41 40 Descripción (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40). 7 =INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2) La fórmula utiliza los siguientes argumentos. Fórmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (función INDICE) A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores. COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la función COINCIDIR determina el número de fila. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. 2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada más a la izquierda es 1. Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función INDICE y Función COINCIDIR. Buscar valores verticalmente en una lista de tamaño desconocido utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR. Utilice este método cuando los datos estén situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuántas filas de datos devolverá el servidor y la primera columna no está ordenada alfabéticamente. Ejemplo 5 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Fórmula B Recuento 38 25 41 40 Descripción (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40). 7 =DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1) La fórmula utiliza los siguientes argumentos. A1: celda superior izquierda del rango, también denominada celda inicial. COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la función COINCIDIR determina el número de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango. 1: número de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función COINCIDIR y Función DESREF. 6 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011
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Buscar valores en una lista de datos Supongamos que desea buscar la extensión telefónica de un empleado utilizando su número de identificación, o el porcentaje correcto de una comisión correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar información concreta en una lista de forma rápida y eficaz, y comprobar automáticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar cálculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados. Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 7 8 A Número identificación ID-34567 ID-16782 ID-4537 ID-1873 ID-3456 ID-5678 Fórmula de B Apellido C Nombre D Extensión Davolio Fuller Leverling Peacock Buchanan Suyama Descripción (resultado) Nancy Andrew Janet Margaret Steven Michael 5467 3457 3355 5176 3453 428 9 =BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO) Busca el número de identificación, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355). Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV. IMPORTANTE Este método sólo funciona si los valores de la primera columna están ordenados en sentido ascendente. 1 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 Ejemplo En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 7 A Frecuencia 4,14 4,19 5,17 5,77 6,39 Fórmula =BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO) B Color rojo anaranjado amarillo verde azul Descripción (resultado) Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde). 8 Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARV. Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 2 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 1 2 3 4 5 6 A Estado En existencias En el pedido Pedido auxiliar Fórmula =BUSCARH("Pernos", FALSO) A1:C4, 3, B Ejes 4 5 6 Descripción (resultado) Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (10). Pernos 9 10 11 7 Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH. Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH. Este método sólo funciona si los valores de la primera fila están ordenados en sentido ascendente. IMPORTANTE Ejemplo Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. 1 2 3 A 10000 B 50000 C 100000 D Volumen de ventas Tasa ,05 Fórmula =BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO) ,20 Descripción (resultado) Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%). ,30 4 NOTAS 3 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 La tasa y el número devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje . El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Formato de número de contabilidad . Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH. Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas El Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en los datos de una hoja de cálculo con rótulos de filas y columnas. El Asistente para búsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para búsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las fórmulas que crea. 1. 2. Haga clic en una celda del rango. En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar. Si el comando Buscar no está disponible, tendrá que cargar el programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) Asistente para búsquedas. Cómo cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la categoría Complementos. 2. 3. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto a Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Siga las instrucciones del Asistente. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR. Ejemplo Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 4 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 1 2 3 4 5 6 A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Fórmula B Recuento 38 25 41 40 Descripción (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40). 7 =INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2) La fórmula utiliza los siguientes argumentos. Fórmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (función INDICE) A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores. COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la función COINCIDIR determina el número de fila. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. 2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada más a la izquierda es 1. Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función INDICE y Función COINCIDIR. Buscar valores verticalmente en una lista de tamaño desconocido utilizando una coincidencia exacta Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR. Utilice este método cuando los datos estén situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuántas filas de datos devolverá el servidor y la primera columna no está ordenada alfabéticamente. Ejemplo 5 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011 Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. IMPORTANTE Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 1 2 3 4 5 6 A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Fórmula B Recuento 38 25 41 40 Descripción (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40). 7 =DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1) La fórmula utiliza los siguientes argumentos. A1: celda superior izquierda del rango, también denominada celda inicial. COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la función COINCIDIR determina el número de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango. 1: número de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función COINCIDIR y Función DESREF. 6 Preparado por: Ing. Roberto Hernández Chávez Agosto de 2011
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